Programy pozwalające na gromadzenie informacji i późniejsze ich wyszukiwanie, należ obok edytorów i arkuszy kalkulacyjnych do najbardziej popularnych aplikacji. Jednak podstawowym problemem przy zakupie takiego programu jest jego ukierunkowanie na konkretnego odbiorcę. Krótko: aplikacja dla kolekcjonera znaczków, nie przyda się zbieraczowi monet, bo według innych kryteriów są tam gromadzone informacje.

UNIWERSALNA BAZA DANYCH GOLD jest pierwszym programem pozwalającym na ominięcie tych ograniczeń....

UNIWERSALNOŚĆ ...

Program UNIWERSALNA BAZA DANYCH GOLD jest kartotekową bazą danych, przeznaczoną do tworzenia banków informacji na zasadzie fiszek, powiązaną z edytorem MS Word .

UNIWERSALNA BAZA DANYCH GOLD jest programem uniwersalnym co najmniej z dwóch względów:

Pozbawiony jest typowych formularzy, dzięki czemu informacje na dowolny temat można wpisywać w formie krótkich notatek tekstowych
Każde użyte w tekście słowo może być indeksem, tzn. można je znaleźć w utworzonej bazie danych, co jest wygodne, gdyż nie wymaga stosowania podczas wprowadzania informacji jakichś specjalnych oznaczeń, czy słów kluczowych.

Niezależnie, do wprowadzonych fiszek można „podpinać” załączniki którymi mogą być:

Pliki graficzne (obrazki)
Dowolne pliki utworzone w innych programach.
Linki stron internetowych
Szczególnymi plikami są dokumenty tworzone z pomocą edytora MS Word – program pozwala na automatyzacje pracy z tą aplikacją.

Załączniki można łatwo otwierać we właściwym programie – tak jak to się dzieje w przypadku poczty elektronicznej (wystarczy kliknąć).

PROSTOTA i NOWOCZESNOŚĆ ...

UNIWERSALNA BAZA DANYCH GOLD jest programem bardzo prostym w obsłudze, dodatkowo skonstruowanym ergonomicznie: zarówno tworzenie baz danych jak i ich przeszukiwanie odbywa się z jednego panelu.

Prostota obsługi, jest wynikiem bardzo skomplikowanej budowy programu. Zastosowano tu szereg nowatorskich algorytmów pozwalających na błyskawiczne wyszukiwanie informacji. Ciekawą procedurą jest opcja SMART – pozwalająca na „uczenie się” programu najczęściej szukanych fraz. Innym nowoczesnym rozwiązaniem jest mechanizm IN_MEMORY_DRIVE – nowa technologia pozwalająca na wirtualną obróbkę baz danych.

ZASTOSOWANIA INDYWIDUALNE.

UNIWERSALNA BAZA DANYCH GOLD jest programem na tyle uniwersalnym, że nie narzuca użytkownikowi ograniczeń w rodzajach tworzonych baz danych. Bez problemu aplikację mogą stosować wszyscy (przykładowo):

Zakonnicy, kapłani
Dziennikarze
Studenci i naukowcy
Twórcy (pisarze etc.)
Detektywi
Prawnicy, firmy konsultingowe
Serwisy i zakłady produkcyjne
Kadry i działy personalne
Organizacje społeczne
... i inni

UNIWERSALNA BAZA DANYCH GOLD może być wykorzystany jako podręczna baza przepisów kulinarnych, dokumentów, czy służyć do pisania pamiętników....

ZASTOSOWANIA W PARAFIACH.

Ze względu na fakt, że program UNIWERSALNA BAZA DANYCH GOLD operuje głównie informacjami tekstowymi, trudno przecenić jego zastosowanie w parafiach. Wykorzystać program można co najmniej na dwa sposoby:

Przez kapłanów, podczas przygotowywania kazań, wystąpień etc. gdzie jak wiadomo tekst całości tworzy się z wcześniej zebranych odruchów informacji, zapisanych w formie fiszek, czy odnośników do wybranych fragmentów.
Jako zbiór informacji niezbędny w każdej społeczności o wiernych, darczyńcach, zwartości biblioteki, inwentaryzacji, czy zapiskach w formie kroniki zdarzeń, wolontariuszach, akcjach.....

UNIWERSALNA BAZA DANYCH GOLD – PRACA Z PROGRAMEM.

STRUKTURA BAZ DANYCH.

Struktura danych w programie składa się z 3 poziomów:

TEMAT – do każdego tematu można podłączyć dowolną liczbę „fiszek”
FISZKA – każda” fiszka „ może zawierać dowolną liczbę załączników (plików, dokumentów, stron internetowych etc.)

TEMAT – pozwala na opis tekstowy do 100 znaków

FISZKA – pozwala na tekst do 10.000 znaków

ZAŁACZNIK – pozwala na dołączenie pliku w formie linku do strony internetowej, lub ścieżki dostępu (lokalizacji) w komputerze

PIERWSZE URUCHOMIENIE.

Po zainstalowaniu, na pulpicie komputera pojawi się ikona programu.

Dwukrotne kliknięcie w ikonę, uruchamia program.

Program pyta o hasło (na początku zawsze jest „szef” – później należy je zmienić)

Podanie prawidłowego hasła pozwala na dalszą pracę z programem.

ZMIANA HASŁA.

Program zabezpieczony jest hasłem. Dlatego po załogowaniu się po raz pierwszy należy hasło zmienić z typowego „szef” na inne.

Zmiany hasła dokonuje się jak na rysunku:

OPCJE PROGRAMU UNIWERSALNA BAZA DANYCH GOLD.

Podstawowe opcje menu to (od lewej)

PRACA – opcja pozwalająca na zarządzanie informacjami.
USTAWIENIA – można tu zmienić hasło, ustawić tapetę, czy zadeklarować folder dla zapisywania dokumentów tworzonych w Wordzie.
ZAŁACZNIKI – konserwacja systemu bazy danych (załączniki, indeksy etc.)
MS Word – bezpośredni dostęp do edytora Word z możliwością nadania nazwy tworzonym dokumentom.

NAJWAŻNIEJSZE ! TO UŻYTKOWNIK TWORZY STRUKTURĘ BAZ DANYCH.

Przed przystąpieniem do pracy należy zastanowić się jakie informacje chcemy przechowywać i jak nimi zarządzać. Jest to o tyle ważne, że prawidłowo pod względem logicznym stworzona baza danych i szybka, a szukane informacje bardziej przydatne.

Wyjaśnimy to na kilku przykładach:

STUDENT:

TEMAT – problem, nad którym pracuje

FISZKA – opis, definicje, uwagi

ZAŁACZNIK – plik z rysunkiem , schematem, link do strony www

DZIENNIKARZ:

TEMAT – temat sprawy, nad która pracuje

FISZKA – opis, definicje, uwagi

ZAŁACZNIK – plik ze zdjęciami , link do strony www

DETEKTYW:

TEMAT – nazwa sprawy, nad która pracuje

FISZKA – opisy, raporty, uwagi

ZAŁACZNIK – pliki ze zdjęciami , zeskanowane dokumenty

SERWIS:

TEMAT – numer katalogowy części

FISZKA – opis części, uwagi

ZAŁACZNIK – plik z rysunkiem danej części

WARSZTAT:

TEMAT: numer rejestracyjny pojazdu

FISZKA: opis naprawy etc.

ZAŁĄCZNIK: dokument .DOC – gwarancja

FIRMA:

TEMAT: nazwisko pracownika

FISZKA: opis jego kariery, urlopy, nagrody

ZAŁĄCZNIK: zeskanowane dokumenty CV etc.

PARAFIA (1):

TEMAT: hasła przydatne podczas pisania kazania, prac duszpasterskich etc („grzech”, „wniebowstąpienie”...)

FISZKA: teksty, cytaty, przemyślenia

ZAŁĄCZNIK: linki do stron internetowych z opisami tematu, bibliografia

PARAFIA (2):

TEMAT: nazwiska parafian

FISZKA: ofiary, problemy, udział w akcjach na rzecz parafii etc.

ZAŁĄCZNIK: zeskanowane dokumenty związane z danym wiernym.

PARAFIA (3):

TEMAT: wydarzenia w parafii (rodzaj kroniki)

FISZKA: opisy wydarzeń.

ZAŁĄCZNIK: zeskanowane fotografie owych wydarzeń i uroczystości..

Jak widać, sposób zastosowania programu zależy wyłącznie od użytkownika !. Dlatego warto postawić sobie 2 pytania:

jakie informacje chcemy zbierać ?
czego będziemy szukać pośród zgromadzonych informacji ?

Chociaż program znajdzie potrzebne informacje także w dowolnie skonstruowanej bazie danych, to dla własnej wygody, oraz szybszej pracy warto odpowiedzieć na postawione wyżej pytania.

PRACA

PRACA – TWORZENIE BAZY DANYCH

Podstawowa opcja menu pozwalająca na zarządzanie informacjami i oczywiście ich tworzenie.

Ekran, funkcjonalnie, podzielony jest na 3 obszary.

NIEBIESKA LINIA pokazuje obszar gdzie można tworzyć i zmieniać TEMATY, FISZKI i ZAŁĄCZNIKI.

CZERWONA LINIA pokazuje obszar, gdzie można wyszukać w programie informacje na podstawie słowa, czy fragmentu, a później dalej szukać wśród znalezionych.

ZIELONA LINIA to pole wyników, które można drukować, eksportować, wklejać do schowka etc.

DODAWANIE, ZMIANA I KASOWANIE INFORMCJI – TEMAT

Jak wspomniano nadrzędną strukturą jest TEMAT, któremu podporządkowuje się fiszki, a fiszkom z kolei załączniki.

Operacje na TEMATACH przeprowadza się w klasyczny sposób ( dopisz (+), zmiana (v), kasowanie (x)).

DODAWANIE, ZMIANA I KASOWANIE INFORMCJI – FISZKA I ZAŁĄCZNIKI.

Wybranie (podświetlenie ) TEMATU powoduje pojawienie się napisu na przycisku służącym do zmiany FISZEK

Uaktywnienie tego przycisku przenosi nas w obszar, gdzie można tworzyć fiszki.

Z lewej strony (niebieska linia) możemy dodawać, zmieniać i kasować fiszki związane z wybranym tematem.

Jeśli fiszka już istnieje, wygodnie jest (linia czerwona) dokonywać tzw. Szybkiej edycji tekstu.

Linia zielona, pokazuje obszar gdzie można uruchomić załącznik związany z daną fiszką.

Wybierając znak „+” można dodać nową fiszkę.

Mając już opisaną FISZKĘ, można dodać załącznik na dwa sposoby:

1. ręcznie – gdzie wpisujemy nazwę załącznika, oraz znajdujemy jego lokalizację w komputerze. Jeśli załącznik jest plikiem graficznym – jego miniatura zostanie wyświetlona obok. (także na formularzu fiszki)

Kliknięcie w miniaturę uruchamia edytor graficzny i wyświetla obrazek pełnej wielkości.

2. automatycznie – gdy chcemy utworzyć plik w edytorze MS Word. Wybieramy wówczas przycisk UTWÓRZ NOWY DOKUMENT W MS WORD.

Utworzoną i zapisaną fiszkę można wydrukować, lub wygenerować plik HTML, bądź zapisać jako tekst

PRACA – SZUKANIE INFORMACJI.

Aby znaleźć informację wystarczy wpisać fragment słowa, czy całe słowo w widoczne pole.

W zależności od tego, czy zaznaczymy z lewej strony obszar przeszukiwania W TEMACIE (czyli jednym wybranym w oknie TEMAT), czy we wszystkich – program odnajdzie rekordy, gdzie to słowo było użyte.

Jednocześnie pojawi się okno poniżej dla ponownego szukania – w znalezionych informacjach.

Gdy na przykład szukamy słowa „grzech” i program znajdzie 10 rekordów z tym słowem, a zależy nam na interpretacji w Biblii (zakładamy, że wśród wprowadzonych informacji był opis z Biblii) – wystarczy przy ponownym szukania wpisać „BIBL” i tylko ten zapis pozostanie wśród znalezionych)

Znalezione rekordy można wydrukować (z grafiką lub bez), wyeksportować do Excela, pliku HTML, lub skopiować do schowka, aby po wywołaniu Worda ikoną u góry wkleić tekst.

OPCJA SMART i SZYBKIE SZUKANIE.

Jeden z mechanizmów wbudowanych w program, pozwala na „uczenie” się programu już wyszukanych wcześniej fraz. Dzięki temu, POWTÓRNE znalezienie szukanej wcześniej frazy odbywa się od 5 do 50 razy szybciej !. Zalecamy zaznaczenie opcji SMART.

„Szybkie szukanie” przyśpiesza wyszukiwanie ok. 2 razy, ale nie jest pokazywany pasek postępu.

ZMIANY USTAWIEŃ

Wybór i zmiana tapety w programie. Możliwość personalizacji aplikacji przez dołączenie własnej tapety, czy logo

Wyłączanie i włączanie opcji SMART – zaleca się włączenie.

Wybór folderu, gdzie automatycznie zapisywane będą tworzone w UNIWERSALNA BAZA DANYCH GOLDU dokumenty MS Word.

Zmiana hasła.

KONSERWACJA DANYCH

Ta opcja pozwala na sprawdzanie i konserwację danych w programie:

Wskazuje, poprawność zapisanych w komputerze załączników
Pozwala na skasowanie indeksów tworzonych w opcji SMART, utworzenie od nowa, lub tylko sprawdzenie ich poprawności.
Pokazuje statystykę bazy danych.

URUCHOMIENIE EDYTORA MS WORD

Opcja ta pozwala na szybkie uruchomienie edytora MS Word, dla utworzenia dokumentu, lub przykładowo dla wklejenia tekstu ze schowka (w opcji szukanie).

SZYBKI DOSTĘP DO KARTOTEKI Z OPCJI WYSZUKIWARKI

Możliwe są dwie drogi dla szybkiej zmiany „fiszki”, czyli opisu w kartotece.

Pierwsza – opisana powyżej – poprzez przycisk w opcji PRACA, po wybraniu grupy (TEMATU).

Możliwa jest też zmiana poprzez wyniki wyszukiwania. Odnalezienie w wielu rekordach tego szukanego, po jego podświetleniu w lewym oknie, umożliwia dalszą edycję przycisk ZMIANA ZAPISU

Otwiera się wówczas okno dla wprowadzenia zmiany (modyfikacji tekstu danej fiszki)

Można zmienić odnaleziony zapis – zostanie on zmieniony zarówno w rekordzie bazy danych jak i wyników wyszukiwania.

DH Komputery